Préparer une réunion avec ChatGPT : un gain de temps pour les PME à Morges

Une réunion sans préparation, c'est du temps perdu pour tout le monde. Ordre du jour flou, questions imprécises, participants qui dérivent. Résultat : 30 minutes de discussion pour une décision qui aurait pu être prise en 5. Pourtant, préparer une réunion prend du temps : relire les notes précédentes, structurer les points, formuler les bonnes questions. C'est là que ChatGPT entre en jeu.

Un chef de projet à Morges, que j'accompagne, a testé ChatGPT pour préparer ses réunions d'équipe hebdomadaires. Avant, il passait 45 minutes à rassembler les infos et à écrire l'ordre du jour. Avec ChatGPT, il fait le même travail en 10 minutes. Pas de magie : juste un outil qui structure ce qu'il a déjà en tête, mais plus vite.

Ce n'est pas un remplacement de votre réflexion. ChatGPT ne connaît pas votre projet mieux que vous. Mais il vous aide à organiser vos idées et à gagner du temps sur la mise en forme.

Concrètement, le chef de projet note dans un prompt les sujets à aborder, les objectifs et les participants. Par exemple : « Nous sommes une PME de 10 personnes à Morges. Réunion hebdomadaire lundi matin. Sujets : avancement projet client X, soucis de délais chez fournisseur Y, point budget. Objectif : décider d'une nouvelle date de livraison et valider le budget mensuel. Génère un ordre du jour avec des créneaux horaires et des questions clés. »

ChatGPT propose alors un ordre du jour structuré avec des timings (ex. 5 min d'intro, 15 min projet X, 10 min fournisseur, etc.) et des questions précises à poser. Le chef de projet ajuste ensuite selon son jugement. Résultat : il arrive en réunion avec un cadre clair, sans avoir perdu une heure à le construire.

L'astuce : donner à ChatGPT un maximum de contexte (projet, enjeux, décisions attendues). Plus le prompt est précis, plus le résultat est utilisable. En formation, on travaille sur la formulation des prompts pour ce genre de cas.

Au-delà de l'ordre du jour, ChatGPT peut vous aider à anticiper les questions que vos collègues ou clients vont poser. Le même chef de projet utilise un deuxième prompt : « Voici l'ordre du jour de la réunion de demain. Quelles questions ou objections pourraient surgir de la part de chaque participant ? Propose des réponses préparées. »

En 5 minutes, ChatGPT génère une liste de questions probables (par exemple, sur les délais, le budget, les ressources) et des éléments de réponse. Cela permet d'arriver confiant, sans être pris au dépourvu. Le gain ? Moins de stress, des échanges plus efficaces, des décisions plus rapides.

Attention : ne recopiez pas les réponses sans réfléchir. ChatGPT peut halluciner des informations fausses (voir mon article sur ce sujet). Vérifiez toujours les faits. Mais la structure des questions, elle, est souvent très juste.

Une fois la réunion terminée, il faut rédiger le procès-verbal. C'est un autre cas d'usage pour lequel ChatGPT est très efficace. J'ai déjà écrit un article détaillé sur la rédaction de procès-verbaux avec ChatGPT. Le principe est similaire : vous dictez vos notes ou enregistrements (attention à la confidentialité), et ChatGPT les transforme en compte rendu structuré.

Le chef de projet de Morges combine les deux : préparation avec ChatGPT, puis saisie des décisions après la réunion. Résultat : une réunion qui dure 30 minutes au lieu d'une heure, et un compte rendu prêt en 10 minutes. Gain total : 1h30 par semaine, soit 6 heures par mois.

Prenons le cas de cette PME morgienne de 10 personnes. Le chef de projet prépare sa réunion du lundi avec deux prompts ChatGPT (ordre du jour + questions). Lundi matin, il imprime l'ordre du jour et lance la réunion. Chaque point est traité dans le temps imparti. Les décisions sont prises sur place. Après la réunion, il note les décisions et les actions dans un document qu'il soumet à ChatGPT pour un compte rendu formel.

Leur réunion d'équipe est passée de 1h15 à 45 minutes, et le compte rendu de 30 minutes à 10. Soit 50 minutes économisées chaque semaine. Pour un salaire horaire moyen de 60 CHF, ça représente 50 CHF par semaine, 200 CHF par mois. Et une équipe moins fatiguée.

Bien sûr, tout le monde n'a pas besoin d'une telle préparation. Mais si vos réunions sont souvent trop longues ou inefficaces, ChatGPT peut vous aider à reprendre le contrôle. La clé, c'est de savoir rédiger les bons prompts.