Utiliser ChatGPT pour préparer un entretien annuel : un exemple concret pour un manager à Morges

Un entretien annuel bien préparé demande surtout du temps de rangement. Notes de l'année, mails, projets livrés, retards, remarques en réunion. Un responsable d'équipe dans une PME de 40 personnes du côté de Morges compte 2 heures de préparation par collaborateur. Sur 8 personnes, ça fait 16 heures en janvier. Avec ChatGPT, la même préparation tombe autour de 45 minutes par personne. Le gain n'est pas dans la rédaction, il est dans le tri.

Ce que l'outil fait bien, c'est remettre de l'ordre dans un tas de notes. Tu lui donnes tes remarques brutes de l'année, il les classe par thème, sépare les faits des impressions et te propose plusieurs formulations de la même critique, de la plus douce à la plus directe. C'est exactement le travail qui te coûte le plus et qui n'apporte rien à ton collaborateur. J'ai déjà écrit ici comment utiliser ChatGPT pour une offre d'emploi, la logique est la même : l'outil met en forme ce que tu as décidé.

Parce que l'IA ne connaît pas ton collaborateur et qu'elle va combler les trous toute seule. Si tu écris « année en demi-teinte » sans rien derrière, elle inventera des exemples crédibles mais faux. La règle tient en une phrase : tu fournis la matière première (dates, faits, chiffres), elle met en forme. Dans l'autre sens, tu prépares un entretien qui ne tient pas debout.

Concrètement, prends 15 minutes pour écrire tes faits avant d'ouvrir ChatGPT. Trois réussites datées, deux points à améliorer avec un exemple précis, une demande de ta part. Une fois cette liste posée, la mise en forme prend cinq minutes. Un manager qui saute cette étape se retrouve avec un joli texte et rien à dire le jour de l'entretien. Le collaborateur, lui, sent tout de suite la différence.

Trois choses ne se délèguent pas : le jugement, les chiffres et l'annonce. ChatGPT peut te dire comment formuler un feedback, il ne peut pas savoir si ton collaborateur a réellement progressé cette année. Il peut t'aider à cadrer une discussion salariale, mais le montant vient de ta marge et de ta grille, pas d'une suggestion de modèle. Et la phrase difficile, celle qui parle de la baisse de qualité ou du poste qui ne correspond plus, c'est toi qui la prononces.

Attention aussi aux données personnelles. Un dossier d'évaluation contient des éléments sensibles (santé, absences, salaire, parfois des informations familiales). En Suisse, ces données restent protégées, et les coller dans un outil grand public n'est jamais une bonne idée. Anonymise : « collaborateur A, six ans d'ancienneté, technico-commercial ». Pas de nom, pas de montant, pas de certificat médical. C'est le réflexe qu'on travaille en formation, et il sert bien au-delà de l'entretien annuel.

Dernier point, le style. ChatGPT écrit un feedback très lisse, avec des « je suis ravi de » partout. Ton collaborateur reconnaît ta façon de parler, pas celle d'un modèle. Garde tes propres mots sur les trois phrases qui comptent, et laisse l'outil s'occuper du reste.

En répétant à voix haute, avec quelqu'un qui ne te fait pas de cadeau. ChatGPT joue très bien ce rôle. Demande-lui de prendre la place de ton collaborateur, de contester l'évaluation en six phrases courtes, une objection à la fois. Tu réponds à voix haute, comme si tu étais dans la pièce, puis tu recommences.

Dix minutes de cet exercice valent mieux qu'une heure de relecture. Quand ton collaborateur te dit que tu ne reconnais pas son travail, tu as déjà entendu la phrase, et ta réponse part toute seule. C'est la seule astuce de cet article, et elle marche parce qu'elle t'entraîne, pas parce qu'elle rédige à ta place. La préparation complète d'un entretien, avec les formulations qui tiennent face à un refus, se pratique à plusieurs, sur de vrais cas.