Utiliser ChatGPT pour ses emails : un exemple concret depuis Morges

Tu passes combien de temps sur tes emails chaque jour ? Une heure ? Deux ? Pour beaucoup de monde à Morges, c'est une corvée. Entre les réponses client, les confirmations de rendez-vous et les relances, on perd un temps fou.

ChatGPT peut t'aider à rédiger ces emails plus vite. Pas à ta place, hein. Mais il te propose une base que tu peux adapter. Le gain est réel : en moyenne, mes participants divisent leur temps de rédaction par trois.

Prends un exemple simple. Un client te demande un devis. Tu dois répondre poliment, donner les infos, fixer une date. Avant, tu écrivais tout from scratch. Avec ChatGPT, tu donnes le contexte et il te sort un brouillon en 30 secondes. Tu relis, tu corriges deux trucs, et c'est parti.

Je vais te montrer un vrai cas. Un commercial qui travaille dans une PME à Morges doit relancer un prospect à Lausanne. Il me dit : "J'ai présenté mon offre il y a deux semaines, pas de nouvelles. Je veux un mail court mais pas agressif."

Je lui ai fait taper dans ChatGPT : "Écris un email de relance professionnel pour un prospect à Lausanne qui n'a pas répondu depuis deux semaines. Je propose un rendez-vous téléphonique de 15 minutes. Ton : poli mais direct."

ChatGPT a sorti ceci : « Bonjour [Nom], je fais suite à mon offre envoyée le [date]. Avez-vous eu le temps de l'étudier ? Je vous propose un appel de 15 minutes pour en discuter. Dites-moi si cela vous convient. Cordialement, [Prénom]. »

Le commercial a juste changé le nom et la date. Cinq minutes chrono, au lieu de 20 à chercher ses mots. Il m'a dit que c'était plus efficace que ses propres brouillons, où il hésitait trop.

Attention, ChatGPT n'est pas parfait. Il peut écrire des phrases trop longues ou trop formelles. Parfois il invente des détails. Ne lui fais pas confiance les yeux fermés.

Un de mes clients dans une fiduciaire à Morges a utilisé ChatGPT pour répondre à un client. Le texte disait "Nous avons bien reçu votre paiement" alors que le paiement n'était pas encore arrivé. Il avait oublié de vérifier la date. Résultat : un client mécontent.

Autre piège : la confidentialité. Ne colle jamais des informations sensibles (numéros de clients, chiffres d'affaires) dans la version gratuite de ChatGPT. Les données sont utilisées pour l'entraînement. Pour du sensible, utilise la version payante (ChatGPT Plus) qui promet de ne pas conserver les données, ou mieux : un outil local comme Mistral AI si tu veux rester en Europe.

Mon conseil : utilise ChatGPT comme un assistant qui te propose une première version. Relis toujours, adapte le ton à ta marque, et vérifie les faits. C'est un outil de gain de temps, pas un magicien.

Pas besoin d'être un expert. Crée un compte sur chat.openai.com (c'est gratuit pour commencer). Ensuite, essaie ce prompt de base : "Rédige un email professionnel pour [situation]. Ton : [formel/décontracté]. Longueur : [courte/moyenne]."

Tu peux aussi lui donner un exemple de tes propres emails pour qu'il imite ton style. C'est ce que fait une RH de Nyon que j'ai formée : elle lui envoie des emails qu'elle a écrits, et ChatGPT reproduit le même ton.

Teste sur un vrai cas de ta journée. Un email que tu dois envoyer de toute façon. Compare le temps que tu mets avec et sans ChatGPT. Tu verras la différence.

Si tu veux aller plus loin, viens à une de mes sessions de 2 heures à Morges. On prendra tes vrais emails et on les optimisera ensemble. Tu repartiras avec un process qui te fait gagner au moins 30 minutes par jour.